Pyt.204. Jak opanować swoją pocztę e-mail?

Czyli słowo o tym, dlaczego warto zainteresować się programem pocztowym.

W dzisiejszym wpisie oddaję głos Edycie, którą znasz być może jako Marisellę.

Edyta opowie Ci, jak radzi sobie z zalewem maili i dlaczego w nich nie tonie, choć dostaje ich codziennie ponad dwieście (i to nie licząc spamu!), zajmując się jednocześnie trzema swoimi markami (Marisella, Hundred Bookmarks oraz Twórczy Warsztat Mariselli) oraz rozwijając powoli kolejne dwie :).

Przyjemnej lektury życzę 🙂

kreska

Dawno, dawno temu, kiedy internet rękodzielniczy był w powijakach, a ja wcale jeszcze nie śniłam, że będę się zajmować biżuterią, założyłam konto pocztowe w serwisie gazeta.pl – dla możliwości uczestnictwa w forach, ale i dla korzystania z maili. To był czas, kiedy przychodziło ich do mnie może ze 20 tygodniowo, z czego ponad połowa była spamem 😉

Teraz, nie licząc spamu (który odfiltrowuje się w większości sam), dostaję łącznie ponad 200 maili… DZIENNIE. Na cztery różne skrzynki.

Dlaczego ja, chodzący chaos w jednej osobie, w tym nie ginę?

Dlatego, że w ciągu kilku lat między stanem A, a stanem B, wdrożyłam kilka rozwiązań, które teraz mocno mi procentują 🙂

I. Przemyślałam kwestię gromadzenia maili w jednym miejscu, aby nie „biegać” codziennie po kilku skrzynkach pocztowych, ale aby jednocześnie nic nie zginęło.

Oczywiście nie od razu byłam taka mądra, bo i nie od razu miałam zybilion adresów e-mail. Najpierw jeden, więc spoko. Potem dwa, ale sprawdzane co drugi dzień. To też spoko. Potem trzeci. Czwarty. Sprawdzanie codziennie stało się standardem. Czasem dwa razy dzienne…
AAAAaaa!!!! Raaatttuuunkuuu!!! 😀

Musiałam coś zrobić.

Nie chciałam rezygnować ze starych adresów e-mail, bo były to adresy, na które ciągle dostawałam wiadomości. Nie chciałam rezygnować z „dodatkowych”, bo jednak trudno Klientce kupującej zakładkę w sklepie hundredbookmarks.pl odpisywać na maile korzystając z adresu w domenie marisella.pl 😀

Dlatego przekierowałam wszystkie maile na jedną skrzynkędodatkowo do tego celu utworzoną. Brzytwa Ockhama się tu mocno stępiła 😉 ale rozwiązanie dla mnie działa całkiem dobrze.
Stworzyłam na gmailu skrzynkę edyta.wozniak.marisella(@)gmail -> na tyle ogólną i nieśmiechową, aby w razie czego można z niej napisać do Klienta 😀 Przekierowałam na nią maile ze wszystkich pozostałych skrzynek, dzięki czemu maile automatycznie się na nią „kopiowały”.

Dzięki temu:
maile ze wszystkich skrzynek mam w jednym miejscu – na gmailu. Wystarczy zerkać na tę jedną, aby tak naprawdę sprawdzić wszystkie;
– gmail dość dobrze radzi sobie z wykrywaniem spamu, więc odsiewa jeszcze te spammaile, których nie odsiał hosting (oni wycinają tylko te najbardziej oczywiste), nie dopuszczając ich do mnie praktycznie wcale. To BARDZO duża oszczędność czasu;
– gmail pełni dla mnie funkcję dodatkowego archiwum – jeśli coś stanie się którejś skrzynce „składowej”, mam tu zawsze kopie maili. A gmail ma tak dużą pojemność, że o miejsce raczej nie ma się co martwić 😉

II. Zainstalowałam program pocztowy, dzięki któremu zamiast bałaganu w mailach zyskałam małe centrum dowodzenia światem 🙂

Programów pocztowych jest masa – ja korzystam z darmowego Thunderbirda i mogę go polecić (choć pewno są i lepsze).

Jakie są dla mnie główne zalety korzystania z programu pocztowego?

1) Wyobraźcie sobie, że absolutnie wszystkie materiały potrzebne do tworzenia Waszego rękodzieła wrzucacie do jednego gigantycznego pudła. Ile czasu zajmie Wam znalezienie konkretnej włóczki? Czy jedno z drugim się w końcu doszczętnie nie pomiesza? Czy będziecie w stanie szybko odpowiedzieć, ile paczek fioletowych koralików macie w pudle i czy nie potrzebujecie zamówić dostawy kółeczek z filcu 4 mm, zielonych?

Tak samo jest z mailami – to często takie samo narzędzie pracy, jak wszystkie te materiały.

A program pocztowy automatycznie sortuje mi wiadomości wg stworzonych przeze mnie filtrów (jeśli kogoś to zaciekawi, mogę napisać o tym osobną notkę), czyli tak, jak MNIE to odpowiada. I rozdziela te maile do utworzonych przeze mnie folderów i podfolderów.

Tak to wygląda u mnie:

Porządek w programie pocztowym

Dzięki temu:

a) gdy tylko włączę program pocztowy, maile ściągają się automatycznie (a potem co 5 minut) i lądują tu gdzie trzeba, pogrubiając foldery, w których znalazły się nowe wiadomości. Dzięki temu od razu mam ogólny ogląd tego, co się dzieje – że sprzedały się dwie rzeczy w Pakamerze, od razu są opłacone i do wysyłki (potem zerknę na to, jakie), 2 zamówienia złożono bezpośrednio na marisella.pl („Kopalnia” to stąd, że lata temu była to „Kopalnia srebra Mariselli” ;)) a jedno na hundredbookmarks.pl.

Filtry odsiewają mi głównie wszelkiego rodzaju powiadomienia, a wszystko, co się im wymyka, jest w jakiś sposób inne, trafia do skrzynki ogólnej „Odebrane”.
To tak, jakbyście ze swojej skrzynki na listy wywalili wszystkie ulotki i gazetki reklamowe, rachunki odłożyli na osobną kupkę – zostaje samo „inne”, do przejrzenia i zadecydowania co z tym 🙂 Znacznie łatwiej, niż za każdym razem od nowa przekopywać się przez stertę 🙂

b) maile są poukładane, więc mogę łatwo przejść do folderu Pakamera -> Prośba o wysyłkę i zobaczyć szybko, co jest do wysłania z dziś i wczoraj, nawet bez logowania do galerii. Mogę też policzyć w trzy sekundy, ile prac sprzedałam w zeszłym miesiącu (tyle, ile jest tam maili) i szybko w ten sposób zweryfikować rozliczenie.

c) wyszukując jakiś mail po treści nie muszę szukać we wszystkich mailach od zarania dziejów (w moim Thunderbirdzie jest grubo ponad milion maili, a mój komputer to staruszek pamiętający czasy Mieszka I ;)) – wystarczy zapuścić szukanie w folderze, w którym się go spodziewam – to o niebo szybsze!
Przydaje się szczególnie do szukania pożytecznych rzeczy, które ktoś kiedyś napisał w jakimś komentarzu na fejsie, ale pamiętam tylko urywek treści, sedno, a nie pamiętam ani kto, ani kiedy, ani nawet pod czyim postem 🙂 Albo do wyszukania, czy ja już czasem kiedyś nie sprzedałam kolczyków „ABC” i nie pamiętam, czy po prostu je zgubiłam 😉

Sortowanie maili na foldery i podfoldery to jest dla mnie absolutnie najważniejsza zaleta programów pocztowych i SZCZERZE nie wiem, jak ludzie radzą sobie bez nich 🙂 Gdy czasem zdarzy mi się wyjechać i mieć ze sobą laptopa, na którym korzystam tylko z webmaila (czyli przez przeglądarkę) czuję się poważnie chora 😀 Ale ale! No właśnie…

2) Korzystanie z programu pocztowego nie odbiera możliwości korzystania z poczty przez przeglądarkę.

Program pocztowy mam zainstalowany w pracowni, na kompie stacjonarnym. Nie instaluję go na lapku, bo chcę całą pocztę ściągać w jedno miejsce. Ale ściągając pocztę do programu, kopię pozostawiam na serwerze. Dzięki temu w drodze na drugi koniec Polski czy na urlopie (hehe…) nie jestem odcięta od poczty, która została w pracowni – kopię mam logując się do gmaila przez przeglądarkę. Tam mogę z niej korzystać „kryzysowo” (bo jak mówiłam – odwykłam już i czuję się wtedy wielce pokrzywdzona, a połapać się to dla mnie męka :))

Mogę sprawdzać maile, mogę na nie odpisywać, a jak wrócę – po prostu włączam program i wszystko mi się ściąga, od razu automatycznie układając w folderach. Ta-dam! 🙂

3) Program pocztowy stał się dla mnie takim zastępstwem tysiąca notatniczków i karteczek. Za jego pomocą porządkuję także m. in.

  • zamówienia składane w nietypowych miejscach, które pewno zapisałabym na jakimś świstku i zgubiła. Teraz, jak ktoś zamówi na fejsie, od razu… wysyłam sobie maila.  Tak, sama sobie 😀 W treść kopiuję wszystkie potrzebne dane, klikam „wyślij”, a program automatycznie odbiera mail i wrzuca go do folderu z zamówieniami z mojego sklepu, jednego lub drugiego (w zależności od tego, jak zatytułuję mail) i wszystko mam w jednym miejscu – nic nie zginie!
  • okołobiżuteryjne sprawy do ogarnięcia. Widzicie folder „AAA. Dla WOŚP”? Tam trafiały sprawy do załatwienia w związku z akcją Biżuteryjki dla WOŚP w ciągu pierwszych trzech lat jej trwania, kiedy zajmowałam się organizacją całego tego zamieszania <3
  • sprawy domowe i podobne. Do folderu „Do zrobienia” wpadają mi powiadomienia od Google Calendar, w którym zaznaczyłam sprawy, o których nie chciałabym zapomnieć. Że za tydzień urodziny dla mamy („Masz już prezent?”), że pojutrze szczepienie kotów, że do dziś zapłacić za prąd, że dwa tygodnie temu obiecywałam komuś zadzwonić za dwa tygodnie, więc to wypada już 🙂
    Co ciekawe, sam program pocztowy ma już teraz funkcje takiej przypominajki (nawet lepszej), ale ja już przywykłam tak, jak sobie to lata temu zorganizowałam 🙂

4) Programem pocztowym odbieram maile ze „zbiorczego” konta pocztowego na gmailu (na które wpadają maile ze wszsytkich skrzynek), ale mam tam także skonfigurowane wszystkie te 4 maile. Dzięki temu sprawdzam maile tylko jedną skrzynką, ale odpisywać mogę wybierając sobie dwoma klikami jedną z „tożsamości” – ot, piszę odpowiedź na maila a potem wskazuję, z jakiego adresu ma być wysłana:

Korzystanie z programu pocztowego - odpowiadanie

Wygoda nie do opisania! Myśl, że miałabym się logować na tysiąc kont pocztowych w tym celu… bleh! 😀

5) Z programu pocztowego można też korzystać offline. Nie ściągnie się wtedy oczywiście nowych maili, ale ma się dostęp do wszystkich starych. Więc nawet w przypadku awarii Internetu (u mnie nie takie rzadkie, Sowa świadkiem 😀 a net w komórce od niedawna) da się przyszykować zamówienia do wysyłki albo napisać odpowiedzi do Klientek – będą gotowe do wysłania, gdy net już wróci 🙂

6) Korzystanie z programu pocztowego jest też przyczyną, dla której nie zgadzam się z Szefową Małgorzatą Sową w jednej kwestii. Ona pisze „nie sprawdzaj ciągle maila – to Cię będzie rozpraszać”. Ja mówię: A skąd! Niech sobie będzie stale włączony! Ja pracuję sobie normalnie, a gdy słyszę dźwięk nowej wiadomości, jedną brewkę pykam do góry i zerkam co przyszło – tematy i nadawcy pojawiają się w prawym dolnym rogu (nawet jeśli na ekranie aktywny mam nie program pocztowy, a edytor tekstu, film czy serial, fejsa, bank albo cokolwiek – okienko i tak na moment wyskoczy, aby móc przeczytać zawartość i zorientować się, co przyszło):

Program pocztowy - nowa wiadomość

Widzę też, do jakiego folderu wpada wiadomość.
I jeśli jest to powiadomienie z fejsa, automatyczne powiadomienie o sprzedaży, news od firmy kurierskiej, nowa oferta na koraliki, cokolwiek co nie wymaga mojej natychmiastowej reakcji – ignoruję, zerknę później, jak skończę to, co robię teraz. A jeśli jest to jakiś dramatyczny mail tytułem każący mi podjąć działanie (znana adresu wysyłki paczki, którą właśnie pakuję do nadania, prośba pomocy od przyjaciółki, której się coś właśnie mocno posypało, jakieś uzgodnienie w sprawie pilnego zamówienia, mail od sklepu, w którym kupowałam i czekam jak na szpilkach, ale coś tam coś tam…) to odkładam robotę, odpisuję albo oddzwaniam i wracam do pracy 🙂

Dzięki temu nic mnie nie rozprasza (bo zerkam jednym okiem, palcem nawet nie ruszając), chyba że sprawy NAPRAWDĘ ważne, których wolałabym nie przegapić.
To mi daje jakieś poczucie spokoju właśnie – bo nie tracę czasu, nie tracę koncentracji, a nie mam poczucia, że coś istotnego mi ucieknie 🙂

7) Last but not least, program pocztowy daje mi możliwość stosowania metody, dzięki której jakiś czas temu praktycznie pozbyłam się WSZELKICH zaległości w odpisywaniu na maile (a była to kiedyś moja prawdziwa pięta Achillesowa!) – prawie niczego nie odkładam na potem, nic się nie gubi, nic się nie schowa przed moimi oczami i nie znajduje po miesiącu.
Widziałyście na screenie powyżej, że wiadomość, która przyszła od Gosi wpadła (jako że nie ma na takie filtra) do ogólnej skrzynki odbiorczej. Ale dlaczego nie było w niej ŻADNEGO innego maila?

O tym właśnie następnym razem, bo założę się, że uśpiłam Was już dokumentnie 🙂 Ale jeśli ktoś doczytał do końca, to ma mój pełen rispekt i zaiste należy mu się wielkie merci beaucoup 😉

kreska

mTURKUSOWE

Stay tunned

3 odpowiedzi do “Pyt.204. Jak opanować swoją pocztę e-mail?”

  1. Bardzo przydatna wiedza 😀 Ja też mam maila na gmailu, gdzie mam podpiętą większość skrzynek, jeszcze jedną muszę dodać 🙂 A na laptopie zainstalowałam (no dobra, nie sama a przy pomocy lubego 🙂 Outlooka ze wszystkimi skrzynkami, muszę jeszcze tylko powalczyć z folderami 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *