Pyt.205. Na czym polega metoda pustej skrzynki odbiorczej?

Kilka słów o metodzie, która zrewolucjonizuje Twój sposób zarządzania pocztą e-mail.

W dzisiejszym wpisie po raz kolejny oddam głos Edycie – Mariselli, która wczoraj, w ciut dłuższym niż zazwyczaj wpisie, przekonywała Cię o zaletach odbierania poczty za pomocą programu pocztowego. Jeśli wczoraj nie udało jej się Ciebie namówić, dziś powinna dokonać dzieła.

Do rzeczy!

kreska

Wczoraj, na końcu przydługiego i przynudnego wywodu zostawiłam Was z obrazem mojej skrzynki odbiorczej. Był w niej tylko jeden mail – ten, który wysłała do mnie Gosia Sowa, tylko po to, abym zdążyła zrobić screen nowej przychodzącej wiadomości i pokazać Wam, jak wygląda komunikat.

Dodam, że chwilę później tej wiadomości już w mojej skrzynce nie było – folder „Odebrane” znów był pusty. Staram się, aby był pusty każdego dnia, kiedy kończę pracę (choć nie zawsze się to udaje).

Po co trzymać skrzynkę odbiorczą pustą?

Spójrzcie przez chwilę na swoją skrzynkę e-mail jak na skrzynkę pocztową, którą macie przed domem lub w klatce schodowej bloku.

Czy zaglądając do niej wyjmujecie z niej tylko to, co Was interesuje, a resztę zostawiacie? Czy zalegają w niej miesiącami gromadzone ulotki, gazetki reklamowe, katalogi i zaproszenia do zakupu magicznych garnków, do których listonosz tylko regularnie dorzuca kolejną korespondencję?

Jestem pewna, że wyciągacie ze skrzynki wszystko, co w niej jest, nieciekawe ulotki wywalacie, ciekawe lub potrzebne segregujecie i odkładacie na odpowiednią kupkę w domu, rachunki płacicie i wrzucacie do domowego archiwum, zapominając o sprawie. Skrzynkę w każdym razie zostawiacie pustą.

To dlaczego nie robić tak z pocztą e-mail? 🙂

Tak, jak jest niemal pewnie, że w setkach reklamowych śmieci zgubicie w końcu ważny list, tak niech rzuci kamieniem, kto nigdy przenigdy nie zgubił żadnego maila od Klientki albo nie zapomniał na coś odpisać, bo wprawdzie przeczytał, ale potem wiadomość utonęła w zalewie kolejnych i przesuwana przez kolejne, zniknęła z pola widzenia. A co z oczu, to z serca 😀

A gdyby w Waszej skrzynce odbiorczej nie było nic innego, niż maile, na które jeszcze musicie odpowiedzieć? Żadnych powiadomień, żadnych newsletterów, żadnych śmieci…?

Przyznacie, że wtedy trudniej byłoby zgubić coś ważnego. A więc…

…jak utrzymać skrzynkę odbiorczą pustą każdego dnia, na bieżąco?

Wyrób sobie nawyk podejmowania natychmiastowego działania względem wiadomości, którą właśnie otwarłaś. Nie czytaj jej i nie zostawiaj „na kiedyś”, tylko po to, żeby kiedyś otworzyć ją po raz kolejny, przeczytać i znów zostawić na kiedyś 🙂 Tracisz w ten sposób czas, który mogłabyś przeznaczyć na robótki 😉

Za każdym razem, kiedy otworzysz i przeczytasz e-mail, zdecyduj co z nim zrobić i zrób to. Ja klasyczną metodę pustej skrzynki odbiorczej nieco zmodyfikowałam na swoje potrzeby i robię następująco:

  • jeśli e-mail nie jest dla mnie ważny – usuwam. Po prostu. Usuwam oferty, które mnie nie interesują, newslettery ze sklepów po ich przejrzeniu, spam nie na tyle natrętny, aby wychwyciły go filtry, kurierskie listy przewozowe po ich wydrukowaniu itp.
    Kiedyś mania zbieractwa mi na to nie pozwalała, bo ciągle towarzyszyła mi myśl: a co będzie, jeśli będę kiedyś tego potrzebować?
    Ehe.
    Zgadnijcie ile razy potrzebowałam newslettera z Biedronki sprzed 3 lat albo oferty na wynajem sali konferencyjnej sprzed 5 lat, w hotelu, który już nie istnieje 😉
    Teraz już nie chomikuję, tylko śmiało usuwam. Jeśli okaże się, że jakimś cudem potrzebuję do tego wrócić, przecież zawsze mam kopię na gmailu, prawda? 😀
  • jeśli w e-mailu jest sprawa, która jest już załatwiona i nie wymaga dalszej akcji, ale jest częścią dłuższej dyskusji – archiwizuję. To znaczy jednym ruchem myszki przenoszę do folderu Archiwum. Tak się dzieje na przykład z mailami od Klientek, z którymi coś ustalam i przesyłają mi maila z ostatecznym „OK, to takie właśnie proszę dla mnie zrobić”. Oznaczam mail czerwoną flagą (w Thinderbirdzie: klikając cyfrę 1 na klawiaturze), aby łatwiej było mi go odszukać wzrokiem, gdy już przedmiot wykonam i będę musiała wysłać Pani zdjęcia, a potem przenoszę wiadomość do Archiwum.
  • jeśli mail wymaga działania, np. odpisania, które zajmie mi mniej niż 2-3 minuty – odpisuję OD RAZU. Dodam, że to był dla mnie najtrudniejszy nawyk do wdrożenia. Odpisywanie na maile nie jest moją ulubioną czynnością i często odkładałam je na później. Bo „wieczorem przy kawie”, bo „potem hurtem na wszystkie odpiszę”, bo „rano, ze świeżą głową”… I tak to się przeciągało, aż uciekało… A czasem były to błahe sprawy – na przykład trzy zdania o tym, czy wysyłam paczkomatem i jak często. Albo gdzie zrobić przelew. Albo czy dołączę do przesyłki bilecik z życzeniami… Góra 2 minuty roboty, prawda? Wstyd przyznać, że zdarzało mi się tracić zamówienia, bo Klientka na czas nie dowiedziała się, jakim kurierem wysyłam albo kiedy nadam paczkę, jeśli dziś zapłaci…
    W końcu ogarnęłam się i dotarło do mnie, że skoro i tak muszę na te maile odpisać, nie minie mnie, nikt tego za mnie nie zrobi, a potem wcale nie będzie mi się chciało bardziej, to po prostu… to robię. I jest z głowy, nie wisi nade mną i nie muszę z torturą w głosie konstatować przez cały dzień, że „łoeeessu, jeszcze maile do odpisania…”.
    Oczywiście po wysłaniu odpowiedzi mail ze skrzynki odbiorczej jednym ruchem myszki teleportuję do Archiwum 🙂
  • jeśli mail nie jest do mnie – przesyłam do właściwej osoby i przenoszę do Archiwum. Brzmi zabawnie w jednoosobowej firmie, ale się zdarza 🙂 Na przykład kiedy już przestałam organizować akcję Biżuteryjki dla WOŚP, nadal dostawałam w jej sprawie jakieś wiadomości. Jeśli mogłam pomóc sama – odpisywałam. Jeśli potrzebna była wiedza nowej organizatorki – przekazywałam wiadomość dalej i zapominałam o sprawie. Siup! do archiwum. 🙂
  • jeśli w mailu jest grubsza sprawa, której nie mogę załatwić od ręki – dłuższa odpowiedź na przykład, wymagająca porządnej analizy, tłumaczenia, riserczyku – wyjątkowo zostawiam mail w skrzynce odbiorczej. Klasycznie metoda zakłada wpisanie danego działania na listę „do zrobienia” lub do kalendarza, ale ja nie korzystam z takich rozwiązań – gąszcz karteczek przy monitorze sprawiłby, że na żadną nie zwróciłabym szczególnej uwagi, z kolei gdy wpiszę w kalendarz – zamknę go i… no właśnie, co z oczu, to z serca 😉 Ja na pewno odłożę, zapomnę, przepadnie 🙂
    W moim przypadku lepiej sprawdza się zostawienie wiadomości w skrzynce. Widząc ją przy każdym zerkaniu w program pocztowy, widzę, że to jeszcze mam do zrobienia. Wali mnie to po łbie i mobilizuje do tego, żeby się tym zająć i pozbyć tego jednego natręta z folderu „Odebrane”, i znów mieć pusto, czysto i ładnie 😉 Jeśli przez cały dzień się nie uda, przysiadam do tego wieczorem, aby zostawiać na noc skrzynkę pustą – przez noc pewno coś tam wpadnie i znów by się wymieszało.

Regularne zajmowanie się opróżnianiem skrzynki odbiorczej znacznie ułatwia mi fakt, że większość powiadomień, które napływają do mnie regularnie np. z galerii internetowych, program automatycznie segreguje mi do folderów 🙂 Pamiętacie zapewne, bo ekscytowałam się tym wczoraj 😀

Eeee nieee… U mnie to się nie sprawdzi, bo…

Pewnie niejedna z Was tak teraz westchnęła. Ja też, tylko wcześniej. Od czasu, kiedy po raz pierwszy usłyszałam o tej metodzie, do czasu, kiedy ją wdrożyłam, minęło dobre pięć lat. Pięć lat, kiedy byłam przekonana, że to straszna bzdura, którą wymyślił chyba ktoś, komu się wyjątkowo nudzi 😀 Ja przecież nie mam tyle czasu, mam zbyt wiele różnorodnych maili, a poza tym jak to tak usuwać wszystko, co nieważne… A skąd ja mam wiedzieć, czy nie będzie dla mnie ważne za parę lat? 😀

Teraz biję się w piersi, zwracam honor i nie wyobrażam sobie inaczej.

I zapewniam z Was, nikomu kto mnie zna, nie przyszłoby do głowy, że mogę być w jakiejkolwiek życiowej dziedzinie tak uporządkowana 😀 (już sam widok mojego programu pocztowego niejednego wprawił w szok ;)) Ale skoro ja potrafię, to tylko znaczy, że NAPRAWDĘ każdy może tę metodę wcielić w życie 🙂

I choć początki są trudne (jak każda zmiana nawyków) – uwierzcie mi, warto przynajmniej spróbować, czy to dla Was. Jeśli tak, zyskacie poczucie spokoju, że nic Wam nie umyka i nie ginie, niesamowitą satysfakcję, że to Wy panujecie nad pocztą, a nie ona nad Wami, no i Klientów, którzy kupią u Was, bo to Wy im odpisaliście.

Więc do dzieła, najlepiej już, od razu, na gorąco!

Niech Wasza poczta zacznie Was mobilizować do wydajnej pracy, a nie demotywować :)))

5 odpowiedzi do “Pyt.205. Na czym polega metoda pustej skrzynki odbiorczej?”

  1. O idei inbox zero słyszałam juz dawno, ale byłam jedną z tych które twierdziły że mi się to nie uda, bo od stu lat mam jeden główny adres mailowy, na który przychodzą wszystkie ważne, mniej ważne i zupełnie nieważne wiadomości – prywatne, blogowe reklamowe… do tego na ten adres przekierowane są inne skrzynki, które założylam na potrzeby blogów. A usunąć nie usuwam prawie nic bo „miejsce jest”.
    Na szczęscie nie mam aż takiego ruchu w interesie ale tym sposobem w mojej skrzynce odbiorczej na ten moment jest 5671 wiadomości …
    Wpisuję zatem program pocztowy na listę zadań, mam nadzieję że mi nie zaciągnie tego wszystkiego i chociaż zacznę od pustej skrzynki. Przekonały mnie foldery – uwielbiam segregowanie 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *